ارتباط یکی از کلیدی‌ترین نیازهای انسان است. افراد می‌توانند با برقرار کردن ارتباط نیازهای گوناگونی را برطرف کنند، احساس ارزشمندی خود را ارتقا بخشند و در مسیر رشد قرار گیرند. در دنیای امروز، که بزرگسالان، در روز، بیشتر زمان خود را در محل کار و در کنار همکاران خود می‌گذرانند، داشتن رابطه‌ای مؤثر با همکاران و مدیران از اهمیت بالایی برخوردار است.
اگر شاغل هستید، احتمالاً تأثیر شگفت‌انگیز روابط خوب را بر کیفیت کارتان دیده‌اید. اما جالب است بدانید تحقیقات و گزارش‌های پژوهشگران تأیید می‌کند که ارتباط مؤثر در محل کار فقط باعث بالا رفتن رضایت شغلی نمی‌شود، بلکه می‌تواند به پیشرفت و ارتقای شغلی هم کمک کند. شاید استفاده از روابط برای رسیدن به اهداف شغلی کاری غیراخلاقی به نظر برسد، اما در این مقاله منظور ما از پرورش مهارت‌های ارتباطی این است که رابطه صحیح و کارآمدی با همکاران خود داشته باشید تا بتوانید مهارت‌های شغلی خود را به نمایش بگذارید و تصویر مثبتی از خود در محل کار به دیگران نشان دهید. در ادامه به مهارت‌هایی می‌پردازیم که با داشتن آنها می‌توانید ارتباطی مؤثر در محل کار برقرار کنید.
۱. ارتباط کلامی مؤثر داشته باشید
صحبت کردن با همکاران یکی از جالب‌ترین بخش‌های کار است. اما اگر نتوانید منظورتان را درست بیان کنید، ممکن است با مشکلات بسیاری مواجه شوید. گاهی نیاز دارید مطلبی کاری یا غیر کاری را برای همکارتان شرح دهید. اگر منظورتان را درست بیان نکنید، ممکن است سوءتفاهم پیش بیاید یا موضوعی به اشتباه منتقل شود. برای اینکه منظورتان را درست بیان کنید، لازم است به این نکته توجه کنید که طرف مقابل‌تان از گفته شما چه درکی خواهد داشت. پس لازم است که صحبت خود را دقیق و واضح بیان کنید.
بیان درست درخواست هم از جمله مهارت‌هایی است که به آن نیاز دارید. ممکن است درخواستی از مدیر یا همکارتان داشته باشید، اما این درخواست رد شود. گاهی، با نگاهی عمیق‌تر به این ماجرا، به این نتیجه می‌رسید که فرد مقابل با خود درخواست مشکلی نداشته، بلکه نوع بیان شما باعث شده طرف مقابل برداشتی اشتباه از حرف شما داشته باشد.
۲. بازخورد مثبت بدهید
اغلب، مردم وقتی کسی اشتباه می‌کند، خیلی سریع آن را گوشزد می‌کنند، اما گاهی فراموش می‌کنند به کارهای درست افراد اشاره و آنها را تشویق کنند. وقتی همکار یا کارمند شما متوجه شود کار خوب او را دیده‌اید و قدردان آن هستید، تصویر مثبتی از شما در ذهن خواهد داشت. پس، از بیان ویژگی‌ها و کارهای مثبت افراد غافل نشوید.
۳. شنونده خوبی باشید
افراد معمولا به دنبال یادگیری فن بیان یا شیوه‌های درست صحبت کردن هستند، اما کمتر می‌بینید کسی به دنبال یاد گرفتن مهارت گوش‌دادن باشد. شاید عجیب به نظر برسد، اما خوب گوش‌دادن هم نوعی مهارت ارتباطی است که نیاز به تمرین و یادگیری دارد. اینکه دقیق و با تمرکز به صحبت‌های دیگران گوش کنید، به آنها اطمینان می‌دهد که برای دل‌مشغولی‌ها و مسائل‌شان اهمیت قائلید. همین عامل باعث می‌شود همکاران‌تان در محیط کار به شما اعتماد بیشتری داشته باشند و در نتیجه رابطه‌ای بهتر با شما برقرار کنند.
۴. بازخورد منفی را درست بیان کنید
گاهی پیش می‌آید که از همکارتان ناراحت می‌شوید، یا به روند کار واحدتان اعتراضی دارید، اما نمی‌دانید چطور آن را بیان کنید. خیلی وقت‌ها قید گفتن این حرف‌ها را می‌زنید، چون نمی‌خواهید در فضای کارتان تنش ایجاد کنید. اما انتقاد همیشه با احساسات منفی همراه نیست. اگر تلاش کنید تا انتقاد خود را با لحنی مناسب بیان کنید، می‌توانید به جای پرداختن به حاشیه‌ها، باعث رشد خود و همکاران‌تان شوید.
۵. در جمع صحبت کنید
صحبت کردن در جمع برای بسیاری از مردم اضطراب‌آور است. شاید برای همین است که بیشتر افراد علاقه‌ای به آن ندارند. اگر نتوانید با اعتماد به نفس در جمع صحبت کنید در شغل‌تان به مشکل برمی‌خورید. زیرا در محیط کار بارها برای شما پیش می‌آید که بخواهید چیزی را برای تعدادی از همکاران‌تان توضیح دهید. اگر بتوانید از پس این کار بربیایید، علاوه بر اینکه می‌توانید مهارت‌های شغلی و دانش خود را بروز بدهید، تصویر مثبتی از شما در ذهن همکاران و مدیران‌تان نقش می‌بندد.
۶. نظرات مخالف را بپذیرید
علت شکست بسیاری از مدیران و رهبران شرکت‌ها این است که بیشتر به افرادی اعتماد می‌کنند که همیشه با آنها موافق‌اند. آنها معمولا نظرات مخالف را نمی‌پذیرند و سعی می‌کنند مخالفان‌شان را حذف کنند. این مدیران تمایل دارند افرادی را در اطراف خود داشته باشند که مثل خودشان فکر می‌کنند. اما وقتی فرهنگ سازمانی طوری باشد که کارمندان بتوانند ایده‌ها و برنامه‌های مختلف را به چالش بکشند، کارمندان با تعهد و احساس مسئولیت بیشتری عمل می‌کنند و شرکت خود را به سمت رشد و پیشرفت بیشتر می‌برند. در مقابل، وقتی افراد در شرکت اجازه نظر دادن نداشته باشند، فضا پر از ترس و ابهام می‌شود. اگر به مخالفان و منتقدان خود اجازه اظهار نظر ندهید، شرکت شما در آستانه شکست قرار می‌گیرد و با بروز هر مشکلی خیلی سریع در هم می‌شکند.
۷. به زبان بدن توجه کنید
حتما برای شما هم پیش آمده که صرفا با دیدن حالت صورت، نوع ایستادن یا نشستن کسی، برداشتی از اوضاع یا شخصیت او به دست آورده‌اید. واقعیت این است که ارتباط برقرار کردن فقط از طریق گفتگو اتفاق نمی‌افتد، بلکه گاهی در سکوت و با زبان بدن پیام‌هایی به افراد می‌دهید. اما ممکن است با حرکاتی ناخواسته پیام اشتباهی به طرف مقابل بفرستید، مثلاً شاید عادت داشته باشید دست به سینه بایستید و همکاران‌تان این پیام را دریافت کنند که در مقابل آنها حالتی تدافعی دارید. پس اگر می‌خواهید در محل کار خود ارتباط خوبی با افراد داشته باشید، به زبان بدن‌تان توجه کنید.
۸. به حریم خصوصی دیگران احترام بگذارید
احترام جزء جدایی‌ناپذیر روابط موفق است. احترام گذاشتن فقط استفاده از کلمات مؤدبانه نیست، بلکه ابعاد مختلفی دارد که توجه کردن به هر کدام از آنها برای داشتن رابطه‌ای مؤثر ضروری است. رعایت حریم خصوصی و توجه به چارچوب‌های افراد یکی از مهم‌ترین ابعاد آن است. هیچ‌کس دوست ندارد دیگران مدام در کارش سرک بکشند و حریم خصوصی او را نادیده بگیرند. پس اگر می‌خواهید روابط‌تان بهتر باشد، به حریم افراد احترام بگذارید.
۹. مهارت‌های نوشتاری خود را ارتقا دهید
در محیط کار، هدف از نوشتن، انتقال اطلاعات به دیگران یا درخواست اطلاعات از آنها است. برای اینکه نوشته‌های‌تان بر مخاطب تأثیر مثبتی بگذارد، باید مختصر، مفید و دقیق بنویسید، طوری که مخاطب به آسانی متوجه شود چه می‌گویید یا چه درخواستی دارید. فرقی ندارد متن نوشتاری‌تان پروپوزال فروش باشد، یا ایمیل به دیگر واحدهای شرکت یا راهنمای استفاده از یک نرم‌افزار. در هر صورت ایمیل‌های نامرتب و بدون ساختار وقت افراد را هدر می‌دهد. در حالی که وقتی ایمیل خود را اصولی بنویسید، زمان کمتری برای تکرار و توضیح ایمیل خود در ایمیل‌های بعدی یا تلفن صرف می‌کنید.
سخن آخر
در ابعاد مختلف زندگی، داشتن ارتباطی مؤثر کمک بزرگی به رشد و پیشرفت افراد می‌کند. محیط کاری جایی است که ارتباط در آن نقش مهمی را ایفا می‌کند و آینده شغلی شما را رقم می‌زند. همه ما در زندگی شغلی خود نیاز به مهارت‌هایی داریم که از طریق آن بتوانیم در روابط خود قوی و مؤثر عمل کنیم. مهارت‌های کلامی و نوشتاری، در کنار ویژگی‌های اخلاقی چون احترام به حریم خصوصی و توجه به نظرات مخالف می‌توانند به رشد ارتباطات ما کمک کنند.